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, {/ @1 C) e2 h# @9 ?1 Y 一.总则 0 O. }# N6 S. l% E
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 1 H& |+ |0 g2 e8 `$ i
本办法适用于全公司各部门。 % t" h% o( T" X; f" h9 A0 |
二.对外接待范围 . G6 d9 a* {1 a+ }
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
2 B0 H2 n1 ^8 Y! r: Y) G" T* B 接待的对象分为内宾和外宾。
: O3 z) b6 r2 n- {9 Y0 b 三.对外接待部门
5 k/ Z# R, s2 B: ? 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 6 ~; T3 `! A! I2 f7 s
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
, {. X8 m- l. j- j$ z 四.对外接待原则
! L# r* ^+ R2 H" x' e 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
r( G: B. I9 O3 h( b( ?5 o 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
& S/ C1 N% Z- D( b 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
- N8 V* ~2 R% j8 o T* f 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
/ x7 g) N( B9 g* G- F8 J; j 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
1 L" e% {. \% V7 ] 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
, i6 N, h: F' V) z& D1 H* [* R$ d 五.接待规格的确定。
& m: V4 y! ?4 B1 k; r 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 5 O8 T5 X9 G* b/ s5 F# x
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
1 y$ l2 l' u1 @, O; B( @3 } 六.接待礼仪 " y; s# X5 `% |0 |8 N
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
. e! j+ ? e- E) L4 f5 W3 F 2.接待：主动起迎，问明来意。
' E3 ` Z: e4 F* K2 s e, T' p 3.安排交谈地点： % u- {- H: a$ }6 ~) O
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
8 u6 M8 @/ j) N$ i$ b* c1 g# \' b ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
' g3 q/ _" P& o; \, ^ ⑶切忌让客人久候而无人问津。 & j/ Y( d% e3 M) S8 e/ b3 @! Y
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 . T! n! V$ N- ?" s, d: G! \. O
七.引见。 ) I& z7 G3 \: g6 w1 p9 V' f
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
z" [+ L; j1 P& K8 C 引见顺序；
- J, X# X5 q4 A- [ ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
( c4 m; x! Z( R1 x/ {- F ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
4 |2 S* T0 `* ^- _2 { ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ! r4 ]! _5 p( d
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 0 Q6 ` _/ W8 S8 Y
八.行路。
2 v5 t4 H4 P" q; C7 ]- f+ u 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
2 _! ~. d# e) B0 s2 {- C$ l6 C7 U+ ` 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ! r& I+ m. N' E8 N% {4 U5 T, k
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 % x3 a% B9 Q. | v+ m
九.其他。
W7 z! z& Z7 L4 H+ g 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
% h2 X* E1 g- r {3 J+ F5 R2 s 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
8 b! l& X0 r2 v1 [) f; x" c- R* k 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
. {; O( l/ g! ] 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
$ M0 a; I. W3 `% A% F ㈠接待内宾。
G3 A* o j# M8 t7 @ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 * R$ A# _& f% s/ \
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 - T) |$ W; i s3 M' E; G T
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 4 z4 `/ [9 }/ c- r
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 % j, j. m: s- w$ \9 v0 h
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
e8 y, x- t s) y8 ?) L L- I 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
; ~" {+ a0 h0 C' u" j" h/ x/ o. j 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
9 h" Q9 n0 e! B8 H/ p 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
# Q1 f; Z6 j% l5 V0 O! }5 I6 z ㈡接待来宾。
7 T/ V w% r% f 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： % H* [+ O! a* e* T* m
迎送。 8 h1 Q8 L. E2 |' r! @1 w# P' Z
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
+ u' I: i* R7 { m 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 & c& f& e1 e& w9 W
会见会谈。 # e' _# b* P- F1 v w
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
' q; h3 t" j% y. ^ 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
+ q& u3 a( _4 g4 [ H 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ) d8 c) a/ B, \: `% [# ]
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 ( V$ X/ |* k& Z: O
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
& A u& g3 }1 E* _" _/ @5 W 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
4 E4 u. J L- Q+ q: N# Z" z 宴请。
t/ B$ e9 ~7 ]2 o) w F0 j- L* G A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 & {* \/ V6 s! `% u' \
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 4 w; c6 E) ?3 n3 A
文艺晚会。 % I' \% B1 a# Y+ ~; A9 d
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
8 |+ ~7 {. Q. ^ 参观游览。 # u$ \! F4 c9 u5 B( T' Z8 Z
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 4 ~$ ?& D) M/ B3 b8 H5 t7 w& b
接待标准
4 C( w+ Q5 j% H( Z3 l I ⑴用餐标准。 4 Y. Q' B6 o1 |# {3 B% R6 @; y- Q
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 4 p& e# }8 v6 W" L9 _) W
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 * T" u! r0 I$ V# ^: W. N* ?, G
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 4 ~; u3 R; e. ^8 r" d( S
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
& Q/ o' m P. N( A7 N 5、常客 员工标准
' _2 {0 _/ t Z7 f% U (2)住宿安排。 : |" j, h" z; R6 W, Q
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
. H. A, H A' s7 u+ @4 m" @ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 # V$ R3 A3 `9 B
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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