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一.总则 , h/ k6 p: e* p$ m. { v- K
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
1 x5 m7 s( r5 S1 H% K" a 本办法适用于全公司各部门。 * ~" D0 R! h: e, @# v
二.对外接待范围
' X% E: | }8 [ 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 , s! K9 l/ w* T- {
接待的对象分为内宾和外宾。
) y# a0 h5 T: q w: v P 三.对外接待部门 . n# ~8 e C; H2 S* g
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 a: K/ a( w' i- k9 L
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
" i% g( w4 @1 Y8 s7 _0 Q' R 四.对外接待原则
0 b8 ]: X0 `, E) p( Q6 ]: z1 g 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
$ p4 G8 L1 c( ~0 L- t& [ 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 % C4 ]/ y* @3 f& C5 c
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ; _7 D* g4 v! T, R: [
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
+ W8 `% z) l V Z 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
* d) Y/ Z8 h1 [8 v5 I9 @# C 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
/ v3 c D/ e, g0 j- I9 z5 [ 五.接待规格的确定。
0 n7 j" J. J. w7 e! ?1 w% B2 o4 F 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
' k2 E" u% _& r 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
C" ^% h' p, v$ B4 D 六.接待礼仪 ( v2 Q. `" D+ E K
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
+ n0 E% {( d3 ]+ p9 { 2.接待：主动起迎，问明来意。
; a& \2 { F0 k/ g" h4 i+ t 3.安排交谈地点：
- H# R: {; Y, q* { ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； & O* y, Y+ H2 H- [ |& L! U; K p
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
0 Y. w7 ^' y8 Z. m( i2 ?1 r ⑶切忌让客人久候而无人问津。 4 \* j9 ^4 S/ m6 B% M
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
1 n0 _7 o( `5 R: x 七.引见。 ) S( O) s& _2 P4 q3 D
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 8 c4 ^+ x$ z) Y7 z" q
引见顺序；
: Q0 Q/ H' o j& d ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
$ h- N; J$ ]8 u% G ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
4 R+ A6 f C1 f ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ) o; h, D A! [5 t9 C
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
& o4 Y% @( Z) p5 `, U 八.行路。
7 W& e: G# A+ M( h7 t 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； . A2 h2 \: v5 n
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 1 Z+ s+ Q L, K" p0 l. j+ K
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 , U1 b, L- V! M% {6 A
九.其他。
- j' z+ _1 m ~3 \# r. J 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 5 ~, U A" S s% ?& ^7 p) F( N7 S M
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
W. f2 J8 `- K* r% B% `- F ^ 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
$ J/ c1 b( @' v 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
( n( f8 m) z" _8 ~1 s$ {2 Y ㈠接待内宾。 $ i% \, p, V8 S6 w. K3 s/ W/ l
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ) g5 U9 U" `. h& f2 D
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 $ ?6 t# o9 {2 q1 E1 ]# F" K
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
( ?% B; u5 @" e! `) b4 G 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 ) e; u* Q! n3 ^! U, o' y" S
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
* ^/ m8 {# L% O9 t* \6 P7 ? 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
2 Z& a! T* |5 f6 e 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 - f6 y4 B; Z @& O. g
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 0 }# K% H' Z0 }# C* \6 g4 N8 i
㈡接待来宾。
- ?, K9 e( D/ H" T( A5 S 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 5 \6 w' S3 l% P6 s9 S
迎送。 : y1 h3 Q: b0 V
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
; ?( b7 u. h% @; R8 ] 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
: R, R/ x$ S" A5 _3 A T) W 会见会谈。
+ O" P7 b! N. @3 L% n% J# O 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 * @! v" b( @: k6 q( ?$ d3 ]
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
) U" u* I& M4 y" w0 Y: G% F 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 : M7 u- }% h3 U/ M8 x8 W0 A
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 3 O6 t5 r" w+ a; n) L; x6 H
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 * W& Y) Y9 `0 ]4 z0 D# b: E
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 6 l' ]% ~: f( E* ?+ p
宴请。
0 T2 F0 m% T8 d! Y' Z, M1 r# y1 X& y A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 * ~: v& _! v$ y; P+ H9 c
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
- i+ v# x6 _+ B 文艺晚会。 # `. q, y+ j% E8 g1 ~" ~6 e, g
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
" k+ O9 w" v" \* u$ n( Y& u# v 参观游览。
1 t3 j% R5 l, T% e7 _ 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
$ c3 @" U, z1 G% Z/ U& f 接待标准
+ F6 \! T6 Y: G+ ~ ⑴用餐标准。
8 D; O) Y6 o. \1 m" K+ ] 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
4 n, N; ?2 N7 C' ]) C 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
: K, A6 J+ c2 q9 y: L& k! P 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 / r% [" ^: [% m; L! S: ^5 \
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 # C5 k* R; [3 u5 `* p
5、常客 员工标准
6 S, l+ B3 \% o- K5 O( D (2)住宿安排。
; J( {% P! K5 n* s/ v+ p 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 0 p# Y5 a) M- m$ [) ]
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
0 \9 X& u: y6 t+ j( C" v! t 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。& Q( w: w' [/ W, ? _2 z5 w$ a
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