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) Y( L- r9 m' U# {& K 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：! S$ y9 ?# b4 p! d! K0 q0 f
做会议记录，写着写着笔没水了；
" @ @5 p1 M# ?$ h$ } 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
5 T; Z* L" }$ U" F; e! Q 用胶水时，找不到刷子； 5 j4 R- A2 m( W
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
) D) ^0 b/ x0 V 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
3 l+ Z0 g2 Y! U! N: S1 ` 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
) @" m+ J3 U) N( N0 D, L 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 H5 M4 l4 ^* g2 S 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 z4 j- G* K5 w- |6 x3 Q( Z4 Y0 V
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ! R# B: h0 S$ R
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 c. w# F# l) ?7 P1 F
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
' s7 `. n2 Q( l, H m 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 C* |3 s# t. r5 Y% I" _# Z
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 * O3 _% y) {+ m
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
% G k8 v' T ?: O' y$ A/ S 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 0 h: L% Q" j$ q" ?% o' p
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ( w& @; L6 c" g1 v8 B5 \
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 + g- r2 i) V+ U& S8 N/ B6 k: L$ L
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , F$ y/ H( H7 J3 q9 w: K( _
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
m; C( g$ w7 L, E6 ]8 b7 t 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 % |# e, A6 K$ e2 s+ J) w2 Z
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 1 S: D% s6 d' K6 ^
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) k" @/ U! ~9 ?$ q2 s! y
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 & u9 K: @( V9 j5 T$ J/ X1 M
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
- F8 y5 V: s! ?. g 9、与本职工作有关的表格。 & c6 i5 F1 n3 b! }
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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