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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
: I: P( G8 |/ y0 J6 n. | 做会议记录，写着写着笔没水了； % }( Z+ T, D1 a# b% g) m
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
7 i+ y6 ?: \# O. { D 用胶水时，找不到刷子；
/ O$ x5 B0 B* F1 `$ h# g7 k' X 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； + }2 I4 p8 r% n/ `/ W, m
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
" `9 `- f1 p0 |8 w" r/ {& ? 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 + @. _: a# Q1 n: A
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
* b5 Q) g V- T# w5 ]' U 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 , u g2 Q2 J* f; {! L8 L. W
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
- q A8 g" [9 r0 {5 e/ @ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 8 Q* B. I: A+ G- v5 L
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 9 x% ^6 Z) j, S5 ~" [9 R6 |% W
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
# j$ T, N& `- @" y$ X0 {3 W, B5 } 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 4 x x) X* |9 \% u: D
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ) f8 y% v& e$ v
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ) x0 F& Z5 n! Q: U7 x* q) `
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
3 G! }9 ^2 s% \( R7 y; X% H$ } 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
" N: S& N4 e3 C# Z, h9 ]$ U 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
- J5 v. z# f3 J) O0 b 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
. O, F" _& c: \: C* h 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 5 w- C8 c. j! r: ?3 A* G
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 O: y- \+ M7 ~2 n% Z2 R, k) ? 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 2 U, k3 C: N0 n" W
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ; m, S# N$ ~( R' e; a4 H4 k
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
9 I2 F1 b# ~4 `$ {1 x 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& b) q% R; q4 J8 K. f 9、与本职工作有关的表格。
7 h7 w4 j$ @' } 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 $ |, \) B* n* W7 Y8 |
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