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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：! K# h Y# a" y. b4 O
做会议记录，写着写着笔没水了； ) _/ Z# M4 A, }7 f
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
r- w8 ]- D' {# K6 c5 ~ 用胶水时，找不到刷子； 6 T9 @" y$ X+ Q" n( C. _1 H
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 5 b; l) V7 Y8 {, ?, b3 ~
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 / M' Y w3 F, H# d( D3 x9 g
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 . E3 ?& V; c7 p) ]9 U5 z8 f( V/ M
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
+ G% B& Y. i, f' _5 d 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
- J# {- c* [9 k4 f d8 a) h 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
- c5 q* P, W# d: H8 b 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
! o, r! b* G. F, I; q" J" C( |- p 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
, Z: s+ p% a& z# Q% y 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 3 [7 {2 J- w0 n8 c! [
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
# Q7 C6 ^1 q' j8 N' }1 `; D/ _/ v, b 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 & X+ ~+ F: E6 Q3 d0 ]
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 % Z, A; m4 g0 `4 z! R# n+ }* {
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
- W! j; F o* O" M( y 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
) W1 L* | u* d" G; g$ ] 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
^" z" e: I; V. g/ H/ S; S% L 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
, C9 Y' a, \) W' t& @ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 . A4 r$ j1 j' n& i0 t2 G$ U
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
2 Q8 G* P/ Q& y" r9 ^ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ) l2 v% k1 ?* @" k! q
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
" [1 |% S/ k5 z! f" v 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
+ a$ D! y4 d0 P/ N; v" w3 s 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 2 L& a6 Q2 Y) N
9、与本职工作有关的表格。 ' [6 y' A) \$ _, ^: P' s& o% x
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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