 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
& L1 H* Q( X1 g0 d4 K8 ^ 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行 # U! n/ ~. d+ d S, P2 x D
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
' M8 x( H4 v) V& @4 t口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患 3 `% F) x( p$ d g0 ^, B" R/ m
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
1 j- @2 O* P# c8 j0 d 口头汇报提纲（可根据需要增删）
, M7 p% c. ]0 }% j J 一、情况分析
7 @1 z0 m6 f, ~* x2 I2 y% b Z! I/ Z8 { ㈠听众
+ D! r0 O6 k6 t* R% @' K) w2 v ⒈人数？
! H$ I2 {' ?8 A8 T; `3 o ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
0 @- I i6 T+ Z" I% V ㈡目的与种类 1 N6 o2 v, q# S: f+ h
⒈通报情况？ + ]6 S Y+ ~9 E ^
⒉形成决定？ $ n4 ? N g/ y3 ?2 G' m7 W% ^: I" t2 _
⒊审查重要细节？ ! \/ h1 @$ V; l/ ]
⒋协调统一行动？ , I0 t3 d- K! c/ y3 P& y
㈢主题
* M6 G) f9 H l0 [* x" X ⒈具体题目是什么？
4 Y' `: w- X* R% [ ⒉涉及多大范围？ 0 V/ H0 p1 y7 Z* q5 y
⒊拟用多长时间？ 4 u5 U. q8 j5 C. i/ R; l. X
㈣设备 $ \5 l- x2 d5 K8 S' _5 G
⒈汇报在何处举行？ - b e% A) I, E3 J4 o) _: m: U
⒉需要作什么安排？ " y$ K b7 w7 O7 F" e. |) Y0 M
⒊视听辅助器材有哪些？
- j. D& M z( K+ [1 y# j- k ⒋有何不足之处？ - M0 _* U/ x% R4 A# Z3 S; O
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
% B; I1 S2 N$ W 二、写出初稿 - `. k# }9 ]6 P4 N
㈠搜集材料
6 d* F5 _" F8 u I. b$ C' e1 ] ⒈认真研究。
1 r# J7 }# S! P7 T% }+ I: X' f ⒉熟悉主题。
) H: h( E. z# g ⒊搜集权威性意见和事实。 : Z4 u# m% S4 r* K( E
㈡草拟初稿 | 
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