|
网友提问：
& F4 U8 F' b# @' Y8 W0 H
# S0 L3 A7 r7 m+ ?! T' {- C6 ?* n0 v现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ & t5 Z; J: e" j8 a0 T ~0 t
4 g' O2 K3 r5 j老秘回答：
: I! j# k; ^: v7 w 7 \: ]1 G' y: @5 T& u# A1 y
会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 " u& d! v. @0 X, L! O2 Y" q+ n
9 A& u, e! k# D* l! m) A
●使会议开得卓有成效 F3 m' Z( q9 s2 u* m
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
, p0 ] v: z. U2 K 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 , S' E0 F0 ^/ Q8 B* d V% A) g
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 : W2 u) p0 K4 v# X$ w/ `
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 & y6 h* r/ E0 v% M& F
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
7 m- w( Q) s! f 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 2 F5 F2 V/ y9 K5 ]0 Q, i* t
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 - R r% a# d; p1 y7 }; O. F
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
9 I/ l I T5 \3 V3 I; n _: T4 Y4 } 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
: Q6 ~0 \1 ^4 t6 |! X) w2 C; O- y 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 / K& ^) ^2 L9 D5 n# G8 p
10.信息要加以选择，避免过多。 ! A$ v: b! [# E& g" D
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
7 }8 C* H. z" W4 e7 h. H 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
' d! j& t+ k9 y. k. N" K+ T 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 / k! t" t: T) I
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 8 D' ]" x$ V4 s
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 ! C# s+ R+ a# D3 U! A! y3 C" s5 }/ E* |
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
8 O: u6 X$ D- s- s- `7 \4 y 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
+ S' w5 p, w5 t5 W. d" X 18.会前先拉几个盟友。 $ N$ _8 j( b$ C( }
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
/ J, E4 F& v0 [' B 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
( O$ i+ I6 t; c; K+ Z ●会议准备 6 Z: c) L8 r2 p
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
( w' c* T1 r6 @& U6 C/ t 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
! `. I6 u% A( q. K 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
% \* x6 k& \+ m 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 ) n( ~ r) I, Y6 w' T
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 6 K7 X. ^& B) X
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
: `+ _( R: z' Y8 p k, V; c 26.任何议程变动都必须通知主持人。
8 ~4 }. c. [* M* g& X T 27.议程要尽可能短小简单。 9 ~; K7 S5 u ~* j
28.尽量将议程限制于一页纸上。 - l2 h. A8 N% e! L$ C2 Q6 B- W* K
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 2 P$ E3 G3 d. R' J
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 0 X& _1 @6 B( c
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 + f% Y4 a" r7 q8 d
32.必须将电话转移出会场。 & u E9 a, i7 J
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 7 F$ P7 A: Q- l1 a
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 / q/ A4 L. } [. n: c' U4 S
35.要找个确保没有干扰的会场。 . g/ U* N8 a# T& z+ x% P
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 3 e; v0 a) s; s4 Q9 G: V
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 4 ?* p R: U* S, t' a) C
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
6 R: M) O! y* N; _ 39.座位之间应有一臂长的间隔。
5 c, ~* r% ^9 i3 q8 [/ T- t$ g 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 - {$ r! m9 P2 J2 w6 \, r
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
% z4 n& k" E/ U1 x7 \+ U 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
* Y! P) \ C, K& x$ N 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 " e1 {$ G5 F+ ^/ P
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
6 U5 O+ p& s+ f& z 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ( r' r; p% S; `; _
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
$ l, W$ U; x: Y# c! Y ●出席会议 - j$ R$ v5 Q$ w+ }- v
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 * T5 {& I- ?% \' d4 z2 z" L) _
47.会前拟出自己的发言稿。
7 r+ H; x1 T' I/ o) b' ^ 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
: _( X9 G5 b# b" Z 49.要保持积极的脸部表情和音调。 2 K2 a0 {5 U0 k9 {4 ^ v# y6 m( P
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
( t3 g+ n H8 h" Y1 f+ s( Y% d& Z/ I! s- k1 n' ]9 e5 _4 g) c
51.开始发言前先作深呼吸。
1 Z- c }. D5 R$ b" a 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
w& a( k o& k3 N5 P" W) Q 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 6 Y! i$ L+ Z/ z' X
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 + [( h& n% L* s+ O6 j- a
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
$ V2 _& \7 g+ @9 c& G) \6 } 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 , D1 P2 x$ F# I- S0 Z! j4 T+ e
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 : w' e, ~/ t2 X* _: V
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 ; A+ W& d% s# H- q3 S+ J# `
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
2 `- A+ `) H, G$ W& u& Z5 M' A0 G 60.必须按照议程顺序作会议记录。 # P3 C; O* F% @7 X3 j. }
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
6 v9 [ I x- h+ Y0 \. ~! _ 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
3 P& h8 e0 J1 O4 H6 X$ ` 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
) B) N/ p, q. l5 n, c2 _- B9 @" ] ●主持会议 ) V- A% i g2 I8 U8 d
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
; ^) H9 s$ C8 U0 f 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 4 U+ T: N/ Y( U2 F
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 $ ~! o% K- A$ S7 t
66.尽量于会前认识新来者。 3 L5 U( A8 u0 u4 {
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 + d0 v# } L/ @' T
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 $ L( V$ T p. {" C, {
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 5 r' Z" D- e' f- V4 K4 |
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 / p/ ~' o8 g% m# O8 b9 l
71.要制止支流辩论和私下交谈。
" B$ x3 L* W, P+ } 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
" I F# D) x% I9 }) i% e V1 d5 V 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 : Q2 s; h$ t2 B! g* V* `$ S# Q( r
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 9 Z. F7 ?8 M8 [& }
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
2 E0 {' m9 E+ q- r& N' ^- t5 O 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 : q3 x9 _- L. e/ @; w6 U
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
0 ^2 U$ Z1 T* E 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
% |) v, |$ s' E 79.必须清楚每次会议的规则。
( T8 Z1 d1 u* H/ b' l 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 & }+ l6 g( s( d$ O
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 # k5 e0 Q' x( V, v
. I$ @* [* e- v$ c k& X | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
