办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

$ s4 h8 n8 ]5 K" }% R/ a加强办公室建设与管理
1 F  H% z& A( e0 Q
! t. ]# \1 G( B  o一、办公室人员岗位认知与基本职责

6 S2 g+ j  Y0 i二、加强办公室建设
! H- K; ~4 \8 y6 x! F) F- ]" [
7 F* r% U( P5 G0 E7 e0 q4 ?三、办公室办会工作基本规范

- S! |" f2 Y' y  D6 K四、加强办公室的日常管理

0 v7 X: [7 S4 U2 n* u一、办公室人员岗位认知与基本职责
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; Z' A4 D. f$ T/ c（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：

3 Z5 r- Q+ ~. |' ]4 v9 b( P; O行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

' B0 ]  ?7 H. Q7 ^1 X按性质分：
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' K  E" n1 l* `* S程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

, F# H5 Q. p+ ^5 c( i一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

" r+ g5 ?$ Y# n办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

7 |. g9 L' g4 {4 a, n2 S一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

5 W& \9 A+ c  j2 c四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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' j' \- T" g. ~& A5 A: }6 S7 X1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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5 b) [( z8 ?, b政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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! s: V0 A$ `# @5 z# D$ B4 r2 ?（四）办公室工作对人员的要求

5 a5 q! X9 _8 b0 N  d/ x2 _3 L  A2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

5 d! q4 h* E# r' y8 z3 g调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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  Z5 b% E* s, J. Z; ]" B; ?（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
& K8 o# {6 V; a
" W# t6 X  [: g; c: v心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

/ ]: Y0 ^- G% Q+ q5 R7 V3 U8 U# y5 `; @注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

- D  u7 S9 E4 t# u调控力(控制情绪的能力)。

! T' [5 p4 n( v+ E  C2 X意志力。
. `( _: Q) G1 n: G- G  p
$ E3 |9 L' ]; J- p; i  t8 [（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识

" [/ ]; l# H% y5 _做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识
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/ g; \7 y+ {# s7 t6 j7 x责任意识

创新意识

0 h$ ?( U$ y' w- r; T) x0 Q奉献意识

信息意识
5 j+ k, B4 b0 B  M
程序意识

% b% h7 z: o& |: O) ~; y/ v学习意识

& y6 F; E. V& Z% S' {( ]# z$ d（五）领导对办公室人员的期待

4 D; X6 q6 _6 o. C0 ?领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

+ @9 O0 }+ ^6 _) x# s! ?他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

1 \) R! Z, X/ p- e) J5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

. x  p" o  z' R能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

5 ]7 z* b  n) q) Z) t. f: ]6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

$ y' k& X' ^: B; x$ F& E7 R8 C2 o9 f# c能否制订新的工作制度或工作程序?

) q2 s5 F& ?, W% Y( g* y他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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5 Q+ Q! U; A* \: v$ q' ?/ U3 P能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

! D0 M6 O; s6 K, E2 j1 x9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?

0 w9 J( H$ N) b- ?, D% _当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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6 J( h9 ?9 X- v' T: g! W1 K; Y; m: y12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

+ |4 n6 x, t1 `1 P) H领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

! p  @2 Q$ x' x: J14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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+ M# d( @6 Q2 {6 H15．他语言表达是否清晰?

8 y+ m" m0 I* m# o# b1 h能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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7 v. w& a5 \8 g1 u% a$ B7 |  @5 W能否准确地传达你的指示?

  K. E9 `( v2 A1 R, R: }: w9 P6 {能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?
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9 G5 m" M1 ~% @  s是否根据需要自愿在休息时间加班?

1 @! ^4 L) s" k  J1 ?5 H领导测评办公室人员的20道题目

, E" R% o% N5 a$ x" T5 d17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

8 {4 I8 `; F6 p- f4 u8 A19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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) f2 R5 k, }( S: e% L% [启示……

二、加强办公室建设
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5 F$ A! M) Q3 P# Y（一）办公室建设方向
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8 B  P. P2 o; L1 G8 ~- s1、不断优化硬件和工作环境
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1 n9 B, c5 Z) ?% @/ b+ ^2、积极推进建章立制工作

9 B. @! ?8 K+ h* y" {" W* v/ I; y; T* v3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

) T9 v5 c' s- q（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
' w% C# z. o5 T% S7 m# e$ A. A
3 ~  e$ ]- P8 |7 d! I5 _/ b良好的礼仪形象
6 {6 V0 M* r7 R/ c: z4 `
+ m9 N. a( ~) `' F良好的电话形象
0 Y1 N  F" [" F# C/ ]/ E7 q* }) h
7 x& w; j$ B% b1 A2 x良好的文字形象
6 d$ {# m( H. n  z9 ?& e
# T  A! E* P( Y& i良好的语言形象

0 c9 Q, K. m0 F3 e+ D二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员

: a$ ~! _" G) C7 k! m+ k3 j1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

3 y) W  x/ P9 t# t& e2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

# C3 C# {/ s+ g1 @  b4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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9 ~$ s! q. L9 t, q8 _# w5、随时让同事知道你对他的感激；

6 g: ]$ b' ?8 C$ ], {) A6、尊重个人隐私，公私之间分明；

# b) q' D9 b* p7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

# ]+ y8 ~: E8 r3 C& f8、不居功自傲，有容人雅量。

; F% f: y% R) K2 M( b0 K# f三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

& X+ F% ]4 V. b" w3 @3、拟订会议财务预算和会议方案

2 Z2 t  q' T9 k8 N: i9 I- e6 s- X（1）拟订会议财务预算
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8 G. A7 _* [0 T7 n（2）拟定办会方案
3 M$ S' P, R! W0 }
（一）会议服务的基本内容

! [7 p6 Z3 U, ?7 w2 u' f$ j会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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& I' R5 {' z: h! Z# u5、分工撰写会议文件

, W% x6 p3 P; J2 F9 s7 m6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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0 A- q1 y- K+ \# H& l$ r. D4 s主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~