办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

/ ?; ]% H5 E( L! u# Q, A$ n3 b加强办公室建设与管理
8 [) v; Y2 T4 `1 ]+ t+ d, Z
1 [8 y5 K5 b7 m) n$ o7 R0 |一、办公室人员岗位认知与基本职责
+ X% j6 _& F% I- p% R7 X
+ X* n$ }7 d7 {, Q6 U/ T二、加强办公室建设

- b' f' {7 ~7 M- I! Y- U4 p3 i+ Y三、办公室办会工作基本规范
: s' T1 N4 h0 _' u# T: u! b
+ T  \9 q+ T5 C- E, q四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
* V6 x, s2 Y# D* P# k0 k8 K  q
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

4 J0 X! y8 y6 g. ]5 O职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

0 |: @. o# A) G" u8 Z（二）办公室工作内容与特点工作内容：

$ W# }8 {7 P# i( B- h: o按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
0 _" h8 B: V6 _$ O/ q) J
按内容分：
" Z* c* a8 `: q
1 V1 R) G& l* Q0 d( }办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

9 o- V" l; F2 U$ R/ x- I一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
! s  m& U$ d4 b2 J% d: J
2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
5 x% }- ?6 d4 h/ I
一、要讲事业心和责任感；
" V" t# c+ r8 u. x/ n
& ~: q% g/ F% l6 j! l* [1 S二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
% K% L* q$ p$ L
5 L5 x5 n6 M3 T* L. G4 p  H' q" g（四）办公室工作对人员的要求

! n  P) u3 c2 Q3 v" S- _1、思想素养
& D" m9 l1 Z! ~+ h3 |% V
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
3 r2 f8 k, q" k+ |
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
& j7 `$ L9 S; S
（四）办公室工作对人员的要求

7 n2 [/ s' [2 E5 l2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
/ [. _& {! ~& Q
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
0 t, J& J4 F0 m; o5 {  r* A
& n( c% D2 p: b6 [5 o: t思维能力。善于思考问题，抓住关键。

- v8 r+ Z, ?$ l9 g  `表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

) y: F- c3 ~" ]/ n0 D$ f（四）办公室工作对人员的要求

: |5 }% e8 r3 W7 C! }3 `6 p& ^3、心理素养

8 A' p% M# W1 Q6 `3 f1 t心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
3 S, z+ p) b' ?- B0 n: e
调控力(控制情绪的能力)。
: y: H* ^7 G* a8 X' h. _9 a
意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
! L6 ?6 ~, [' |$ E" J' h
% Q2 K' p/ b/ y1 P0 R4 `4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

! O/ w4 j0 ^  G! K9 ]. S全局意识

责任意识
' X2 J: {1 ~8 ^( i. s
7 s0 M8 f! p& g/ q$ r6 o创新意识
% S) Q# V& j" G' Y' p
  A' }6 H9 r" ]7 p2 ?奉献意识

信息意识
: E6 `- G- D: Y  b
2 W7 n8 W' g  c程序意识

学习意识
" P* X, X' a7 {" \" P! Z
4 I6 l, o+ R$ Z. M; n（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
8 O" U* L6 M* A5 w' I
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
6 i  D- P2 y+ c6 v( N% L
他是否了解你的目标和意向?

' d$ }3 [5 Y5 e  ], w9 U他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
0 {! f% Q6 g' a. q
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
  a8 ~; ]- p7 V6 T
, o( w- p0 D; h- S5 Z3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
; a: P; }" j- c) B, i
领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
, _( u3 X" O4 F+ U0 k
, A* m# Z  ?2 u" c1 ?' _能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
0 |/ r) Z9 M7 S7 k$ R% P
7 ?9 r3 x/ u; x" k6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
8 U: m* D" }/ n( V0 s1 e
+ I, A0 X* R; |: q$ q能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
0 t2 U% _9 ~5 s8 b
* ^5 [3 Z  V6 u& w, D能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
' x9 w) r5 {8 Y; e4 z* a- t
* u7 X) c& E% U( ^- ~* T8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
: Q$ G$ \6 @+ Y" D, l1 a; L
5 C' `8 u( b! S, D: F8 l+ K能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
; d9 [" q5 ?$ S, N# w
) }( Q, h& j; ]! ]* O3 w5 E领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
; y4 m$ e/ w( ?9 t: d; ?% W+ l1 M
10．他在危急关头是否沉着冷静?

3 ]; n+ K$ V2 U! `当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
) Z4 I) s7 s" t4 [' E( [+ t9 }
2 O+ w3 ]- V: }5 ~( m" ?" Z6 r11．他对你的忠诚值得信赖吗?

% W1 |3 r$ H' {4 ?你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
8 [7 Z& r5 c, L
是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
/ s( g7 \* A0 F- i# v4 f+ H
$ C9 b  B6 I" r& a: @! ~) `是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
6 f+ A8 Z& @4 d# ]; k& z
15．他语言表达是否清晰?
9 `# @7 f' W5 N$ ?1 o- c  H
能否以书面或口头方式简要汇报情况?

; P* v7 H3 L7 C" `; r/ L) @3 I能否准确地传达你的指示?
, y- Q: @' E9 u
7 o6 w0 H1 C: s* g能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

! {! ?. N# D6 f2 J( |5 ~/ r16．他是否按时完成每天的工作?
2 J! H4 K4 _5 c* q4 \
* W" @% _) J. E  \. I# _是否根据需要自愿在休息时间加班?
  }+ P- Z. |9 d5 T
领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

" p" {6 c, a* H+ d  Z18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
4 d" [  x7 t0 y% g
( l. h" V2 g+ L9 }$ E# y8 p能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
; e: H, I* w6 q. p& k: V) S9 o6 I' |
; o( I0 B4 ]: z启示……
* s/ g! r* \5 ^
* S7 l4 i6 q# @; F二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

* r  x% Z' d8 p. u1 U- Z8 U1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
/ D6 T4 W( h5 L. ^1 d* ?& ^9 n- U$ D
3、努力营造和谐人文氛围
: y2 L* F+ N* X. k6 s- l% V6 \+ E8 B
- d# m3 z+ G  {5 {0 C4、大力倡导团队精神

% I0 C0 x3 \  ^( F# h" N（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
9 d' P1 n7 k; x
2 W. W) S+ C# n1 W4 O$ A3 V良好的礼仪形象
# E. M0 N  P" H7 j
- `! @  l: o8 q$ e6 ~6 r* E良好的电话形象

: t7 E' `4 K+ y- ~良好的文字形象
0 J3 Y' e0 M- U
良好的语言形象

8 Z$ w9 |3 i6 \. v二、加强办公室建设
( i4 G# r8 q& L
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
; N" [/ v, x# j
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
' @% L$ C9 n+ z5 W$ h+ u7 h8 A0 ^
* k, d( g% i, y: ?% o2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

% v' L: Z3 @4 J# j3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
  F9 N1 t- A1 J8 p; R+ E9 g" U% ]
5、随时让同事知道你对他的感激；

5 o4 O. y4 m4 a! V6、尊重个人隐私，公私之间分明；
4 V. V& V3 @3 o$ [: l
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
. C, |$ y0 @% ^+ Z
8、不居功自傲，有容人雅量。

- }0 y+ ^* b/ L# H: q* |三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

0 P, i- ]7 M7 D- S1 e1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
) Y7 j% |# ~- ^7 ]' R
1 b0 i  \, H9 h: D4 x' \; H（1）确定会议目标

% F9 e7 Y% o; C. I9 P$ z  I: o0 d* |（2）拟订会议议题

: z9 }, s; L7 ?, K- C1 ]* \3、拟订会议财务预算和会议方案

! A3 @- @$ E) k4 W, ]1 X（1）拟订会议财务预算

$ b- F6 \6 E; A（2）拟定办会方案

2 Q) L' C7 A5 w2 Z（一）会议服务的基本内容
2 C1 s) C7 q" w" U/ E9 E6 G4 o' m+ x
会前准备工作
" |) o% W0 B. C# ?( l# u6 `
, j1 ?6 B. J& h" g4 b4、确定会议的议程、日程和程序
! M  Y( r: A1 T) b
5、分工撰写会议文件
& }+ B5 J! k0 l3 V+ @4 a
9 [9 A4 \  s0 P: o, c2 |6、确定与会人员名单以及会议编组方案
. F6 K2 v4 z' b& L. m: i% M9 B
7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

& J& C# h* x6 }4 G4 y# |衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
8 m( A- G5 ~) }' [7 a1 ]

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~