浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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5 b' m7 U  D0 u　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
5 c4 S' l1 \6 r1 w! x: b7 f
7 A- e; m7 r' G　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
' r/ N$ t5 a% a9 R
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

. r) a. B, A2 `8 N9 c　　辅助内容的综合性
! g1 F& c* d7 _7 f0 i, u" Z
" Q  X" h, I- J9 i* L+ ~8 u3 s　　辅助时间的经常性
" `4 V0 i* A- A3 S4 ~& R
　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则

% P; |* U3 N4 e5 e, G0 e( o　　超前原则
7 g5 s9 k! `" b, x5 M8 P; X6 q
- U) l; S2 ^3 E1 j　　定位原则

　　信息原则
2 \/ E+ e. d. {& ?; i: o- ~
　　谏诤原则
6 p, `2 G5 A+ G1 t5 S# c' A1 j2 S
- G* k9 [. k' H2 O　　（4）、辅助决策的过程
3 u6 f: C/ D3 D  u0 C
　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案
. n' a4 \8 [# V/ v; j8 Z
　　协助领导评优选优

7 Y; R  |/ G6 n5 ]8 L　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系
: T5 x- T$ V9 y4 s) k
( g5 ?' j; k) i0 f　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征

　　从属性
/ H5 L7 g; n( ]! X. R. w- F
　　广泛性

　　间接性

　　（3）、协调关系的原则
3 R* F( X7 z& ~2 z
　　政策指导
% L" y; E' j$ J
　　客观公正
5 ~( {& G6 K4 y
  T' G1 `8 k$ A8 T. q　　平等协商
6 w/ @& `- O& r' M1 X5 J
　　注重整体

7 A  F9 Q5 X9 [$ e5 e' E　　灵活适度
. |' y: e* Q, Y+ Y& ~# I7 b  o
  d' z- z& S+ l% u6 |. |5 Y　　（4）、协调关系的过程
% J3 ^3 r% U! P8 u- \
  e$ V6 W! ?, g9 I) ?8 T　　摸清情况

5 R; L; a7 }$ D　　找出症结
$ o' L* q, l9 k; c+ @- \$ I
　　恰当协调
2 Y/ i0 V2 G4 x5 k
' h# w- y# V3 b5 X0 r　　督促落实
/ Y* \+ H* v* N6 Z  W9 U3 s8 _$ }
　　检查反馈
! i- Q5 p' a  w: D0 U$ L
　　3、处理信息
5 y$ s7 u: i: n9 \& f$ d
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

8 O& ?* @$ y. E: F0 L( W　　（2）、处理信息的原则

6 C) R, O& S; \7 K- D2 u　　及时性原则
! ]8 h6 q6 f1 ]6 l
8 r' q/ |7 B. |8 ^' v% {　　保真性原则
( W: Z* H: Z; o) s2 }8 t- Y) I
　　适用性原则

6 _% O  p8 ?1 e5 e$ {, d- \: a: d4 q　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容
# h3 l: X8 j% a6 r% f( f% R
- L- M" R; N0 |% j5 d# F) y9 S/ |　　历史信息
. n) j' m8 k- s+ ?. w
) b& E/ X9 E( B+ s  r　　上级信息

. I; G  t, a- J) G　　内部信息
6 q% V3 U0 e7 V6 ^( x% k9 u
) |0 p7 v. W, a/ @　　公众信息
% R0 ^' A4 |: x. K
　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集
' g7 z4 Y0 T# G
7 o' V. ?) _0 y+ w+ e' i) g8 B　　信息的加工
, ]3 R/ y$ |* K) h0 J
　　信息的传递
7 A1 i- E/ r2 U  h
　　信息的反馈
& r9 Y2 `' O0 {8 ?
2 y9 b4 k/ `: [- a　　信息的储存
+ y8 S8 V0 |8 l+ A1 Y1 g' U& Y
2 |* j% s1 L' l( A8 C. O  D8 k2 a　　4、办理事务
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　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

3 I1 |5 m9 z/ v8 P　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

　　服务性

) |: H8 o4 s5 ~) T0 s& L3 U7 D0 a　　繁琐性

9 }5 U" Z* o( N0 \　　突击性

7 u3 c. Y1 S' O# O: K1 z  V6 c　　（3）、办理事务的原则

　　被动中求主动
4 c/ Z6 I' H2 x* _- h
, \- G' X; y! d, x' C# ~" l7 X　　原则中求灵活
4 D7 U3 [2 U  d
　　繁杂中求规范
  [; |; _$ q8 @- n# Y
　　（4）、办理事务的程序
9 ^# ]( }8 K. C1 @( ?. y
: H" S' M2 n3 _: u$ l　　自然程序

　　理论程序

) [+ S, O0 I. T6 s( `　　指令程序
9 G; Z- Z  \1 g" S5 w
　　法定程序

　　技术程序
8 H1 A1 i0 f6 C* b. \
　　习惯程序

8 D7 Z0 L* w) \2 h　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：
2 O  y  ?' ^: Y  F2 X+ g) j
+ _+ z+ I7 |* M& E1 A　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
' Q4 i* B; A# p7 s2 u
) y; f% h: B0 P" \1 e　　接待事务（来访接待、安排服务等）
! o. H7 r- I8 e1 |5 O# x! B  r8 }5 \
( ~1 b/ a$ s) V/ o$ D7 R& b$ Y) d　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务

3 H7 D+ i3 I% t　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
5 J" E9 a1 s8 F, N" U6 K
1 ]+ W1 `, k: J/ k$ J, t- |　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
3 A( m& W* s4 U4 `" B
' i( |6 f* m3 f( |9 K$ B0 |1 [　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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　　写作事务（各种文体的写作）
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　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
+ f! c2 a9 j1 {# W' [3 L4 x" V$ y
6 I  D& X0 x% l　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

+ q# @4 w  B3 s$ ?: M　　其他领导临时交办的任务