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办公室秘书的电话礼仪有哪些?0 c4 `. O2 M: q4 x& T
4 A' X1 Z6 Z( p老秘观点:
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O0 n1 b |1 L/ |; B7 M+ M办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。
. n& r0 @6 U* H9 ~/ `2 }1 | ■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
: |& g2 s) E4 \/ z/ H9 ?* O$ m ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 8 }- C' o$ b$ a+ D& ]. [# `
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
4 m$ u7 S) [- I2 {# B ■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 ! ^6 L, J7 A+ f+ I9 Z6 r
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
W) b& E5 C$ r4 }# [4 w ■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
+ Y- F% d* }8 A$ }$ G. w/ e ■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?"
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