一、会议记录格式
2 I/ `7 M0 r8 E# e 一般会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
; ^2 o; [" V: c: c 对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。* ^$ O2 J! |+ d
会议结束,记录完毕,要另起一行写"散会"二字,如中途休会,要写明"休会"字样。( U( l0 Q+ J: I: @+ J- Z
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例文一:
8 f' R; n0 n2 {. W" p 会议名称 会议时间
; j. J1 f/ S3 g- Y6 f# x 会议地点 记录人
( h# {! h5 Y2 [: I2 y) s2 r+ u 出席与列席会议人员
' F+ L# Q# ~) G0 e 缺席人员
+ a( H& O* b4 u' g! V& W) c. \ 会议主持人 审阅 签字
% q+ y1 Z- E8 h3 t4 }0 B 主要议题) s ^( o1 D% |9 O ^
发言记录:& F. I7 s3 D! l
3 H! d1 G* O8 M0 r9 K" x 例文二:
I8 L; m+ N6 B2 f ××公司办公会议记录
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时间:一九××年×月×日×时# ]" H$ d1 l: L& o3 N/ ~
地点:公司办公楼五楼大会议室+ s4 |- T2 r- @7 _) h' l
出席人:××× ××× ××× ××× ××× ……" R/ J7 a6 L! B0 i& @. ?
缺席人:××× ××× ××× ……! ~4 `* ^' l5 n8 j
主持人:公司总经理
' a! P2 u* c ?5 _$ P$ l 记录人:办公室主任刘××, K2 c0 t$ R- z( Q. L9 l' Z! o
主持人发言:(略); D2 y; z* w/ W* j+ v k
与会者发言:××× ………………………………………………………………
( y2 O6 I9 V+ ]/ p4 y3 F3 M ××× ………………………………………………………………
( Z1 ^ b9 o5 j3 W2 I0 L 散会0 y" C+ z0 k2 }- C+ e& p
主持人:×××(签名)
; z8 ^: X* m. r0 j0 W% v- p# d 记录人:×××(签名)
; H* `( [; _6 m0 X" m (本会议记录共×页)5 w0 P, z: A! v
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二、会议记录的基本要求
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% f1 W8 `3 _$ U: \: s$ |0 ^ 一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。' E; T9 f" K9 O1 J9 l- r
! i3 d! f4 D" A6 ? 二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。( G9 v/ V( Z- f4 v/ t! U' p
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三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。" X' f9 a4 }% a- I% t4 _
2 f c( D$ n; G! a% ]0 ^4 L 记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。
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0 f: w0 d1 C4 u, x A 四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。; R8 L% J: u) F% f$ J$ A
" L5 \ s% ?2 W: S 会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。
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三、会议记录的重点
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. T* N& u4 ^9 e6 {: w9 v 会议记录应该突出的重点有:( e! c/ z% u( ^. b! f) h! q# l
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(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;( ?0 G$ h2 O5 a
$ S/ R1 Y0 I. @8 V) l (2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;) n' q/ s/ W2 d. B; F+ T
E# U o) i$ z6 ^) K$ D: a' O+ `3 v (3)权威人士或代表人物的言论;
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(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;' z3 y k/ M6 m* q! X
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(5)会议已议决的或议而未决的事项;
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(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。- I7 h6 @- g. S0 Q6 R5 K
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四、会议记录的写作技巧
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一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。, h' Q e% u2 \
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一快,即记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
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( t. E ^9 E d$ { 二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。# e9 y* B% Z2 y
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三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。% r/ [9 c! n# J
3 s! j$ V$ d% `" J8 L 四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
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7 n+ _5 E. G; f8 u0 c4 T' s7 U) e 五、会议记录与会议纪要的区别
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. g4 P* @3 H& x! O 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。 |