秘书应避免的公文写作的五大问题

       公文，全称公务文书，乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序；⑤时效性。公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力与规范格式的文件。公文的作用：一是明发传令，指挥工作。二是联系公务，沟通感情；三是宣传教育，引起舆论；四是记录记载，以为凭证。 规划与公文紧密相连，如编制规划需要申请经费，这就需要撰写公文中的“请示”；编制规划需要征求相关部门意见，这就要撰写公文中的“函”；规划工作经常组织会审论证，这就需要撰写“会议纪要”；如果想以市政府同意要求各地重视规划，那么就需要撰写“意见”。规划工作离不开公文。可以这么说，公文基础是对规划工作者的基本要求；公文写作是规划工作者的重要职责；公文质量是规划工作者的水平体现。城乡规划系统的干部对公文写作一要知；二要会；三要力求精。如何写公文？我的体会是“555”。
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% p5 B- G* \3 O! _! V9 z   公文写作如同建房子。你看，建房子的设计、测算、购料、取材、打基础、搭排架、砌墙、做门窗、粉刷、装修、验收等等，和作文多少相像！这里面设计、摆预算、选料是施工前的重要前提；打桩、做模板、布钢筋、浇水泥、砌墙是质量的重要保证；粉刷、安装门窗、装修是产品验收前，合格不合格，能不能过关的关键步骤。公文写作过程中的选择文种如同造房子过程中的接受任务；公文写作中的谋篇布局如同造房子过程中的设计方案；公文写作中的谋篇布局如同造房子过程中的设计方案；公文写作中的收集素材如同造房子过程中的选择材料；公文写作中的文章修改如同造房子过程中的房屋装修。造房子的五个步骤，如同公文写作的五个过程。因此，相对其他部门而言，规划部门的写好公文具有先天的优势。如表一所示，公文写作在阶段上与建房子太相似了。
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% O% E8 d* R5 F: b0 R. t3 s    毛主席曾经说过，发现问题比解决问题更难。在实践中我们感觉到，老秘网的朋友们在公文写作上容易出现五大问题：
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一是文种选择偏向过乱。如报告与请示混杂，简报与报告混杂，上下行文错误，写“请示”的变成了“报告”，人家想回复却不能回复；写“函”的变成的“请示”，叔叔变成了爸爸，自降身份；写“意见”的变成了“通知”，严肃性权威性下降。如同房屋设计的时候，商品房设计成了保障房；农民建房设计成了商品房。
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二是谋篇布局偏散过松。“散”就是缺逻辑，纲不举，目不张，主题不突出；“松”就是前后矛盾，有问题没对策，有要求没建议。就像房屋设计，每层的层高不相同，不合理，高度来得超标，功能不明显等等。

三是素材准备偏虚过旧。不分内容特点和对象的知识层次，先理论论述一番再说，结果议论一番读者最熟悉的东西，毫无作用，内容不全面——事情交待不明，抄袭明显——现在网络文章很多，有的人就靠上网抄袭，照抄照搬，太明显，不加思索，一字不漏地抄，结果就会出好多笑话。有些提供的素材也没有与时俱进，很多材料过旧，毫无新意。

8 P1 B4 r/ F1 r: C. b- B% @四是公文偏空过长

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    特别是语言方面，存在以下问题：一是华而不实。粉饰做作，不懂装懂，华而不实。文章应该具有生动性，但生动应该以充实的内容做基础；文章也应该有充沛的感情，但这感情应该来自内心，应该是真情实感。如果是生编硬造，雕琢粉饰，任意夸张，那就适得其反。二是半文半白。有些人在公文时，白话句中加上文言词语，在文言句式中又生硬夹杂白话词语，或时而白话句，时而文言句，两者不能协调，故作艰深，这种语言，读起来也十分别扭。三是索然无味。有些人写文章语病并不很多，你说不通他也是很通的，但文章总是写得死气沉沉，干干巴巴。这除了内容方面的原因之外，不注意学习语言是个重要原因。有的人掌握的词汇很少，不会用生活中活的语言，写出的文章总是显得干巴巴，像个瘪三。