一段：发通知
8 ?' ], Z( A* s- L# U% s用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议. @" X3 r0 D, v" l" V0 o+ ], }: }4 _
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二段：抓落实4 x3 J4 @) D" X( M
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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" z. l2 \/ Y) j8 d三段：重检查
# E5 h5 x; x, ^) ^2 U发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备( ]$ G. a+ O5 h& e! Y) {
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议3 K5 I! f R/ S9 p
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五段：细准备7 n0 G- y6 Y1 L
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）: i; r0 z( m% C1 {: V
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六段：做记录
9 ~/ W( Q- \( Q3 `发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）( T( u4 T/ Z# H8 R* C
1 b4 Z. ]0 t% k七段：发记录
/ I# p% j. ` @0 ]( \会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员9 u8 \4 F& Y J
/ A. t9 {: x7 v* Z+ D" O) P八段：定责任
: W- C* l6 f1 [% F" Y& o1 J: @将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理5 k2 @" m$ c2 g/ U
1 n/ n/ L8 \7 L- |5 |九段：做流程
7 \% ]. J [- ^. [* P9 Q把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系$ T# V W; B8 y: e. @+ R6 {3 @
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