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mso-font-kerning:0pt">2012 w! K6 Y0 r1 J. ^. y8 ^
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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8 R" W) @& y8 n. Gfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容+ j9 k4 ^- z, G' B$ _. v i; ?
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。. v8 H7 E$ W' n4 wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 1 l0 n/ g. x; q# Y ]' u! h# o
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mso-font-kerning:0pt">2. 4 I2 [" j j, G9 F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 4 { ^% J) h2 J `" v6 b& a' q r
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。7 ]9 F, n8 G- K: I4 t6 O
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mso-font-kerning:0pt">1. - b# F! R2 _, I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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, ?. c6 [' g! j/ n6 T* K, r& D5 g ]- ^
mso-font-kerning:0pt">2. 9 {7 X2 d; @' m' z$ B) C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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! E7 K" E- c% v; L& L# q: k/ Q) U2 D8 w$ U2 rmso-font-kerning:0pt">3. g, b; @2 s9 B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 B; Z0 s1 }5 ?+ N" \! L$ ]
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8 g$ P5 n( x6 b+ J; B; p6 gfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
5 i) Q0 [* W8 c( Acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。5 w8 F0 N+ M2 n. e+ d- G
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mso-font-kerning:0pt">1. 0 P" G7 F" t% n8 l& x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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0 M8 q+ [. N# E: {mso-font-kerning:0pt">2. 3 r% T/ O. d4 y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 1 r7 E0 }1 N8 ?0 x# f9 V# v
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mso-font-kerning:0pt">3. k# f; j, p; [5 M; |+ B! [* X) y/ @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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' i- Q* K2 I+ @9 X4 emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。; P1 F# ~1 g+ Qcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # i! P) j u; t: r) i3 y8 J
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9 }0 d# P( z$ N( H( {mso-font-kerning:0pt">1. ) h: z% w5 A. F6 f& i; Y7 V
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ; N. r4 o+ e4 d0 [9 u, u/ x" z
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$ g! s" [& _: rmso-font-kerning:0pt">2. + ~0 g( L- p7 b6 t! ]
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 3 l, d) f: q3 }
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@/ E* l3 M' L1 amso-font-kerning:0pt">3. ! l7 R4 Q8 ~8 ^. g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 # U% V8 H, u' y' B( G+ f
; T4 G0 @" t) c0 S* r }. k5 S# H% [/ Jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。5 J0 t5 x9 k. T1 v- x' r# A/ |
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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" f# v0 u- \/ [% l& ?+ |1 M: p) K- K+ ~3 y! ^mso-font-kerning:0pt"> 7 z. i1 C9 y9 Z7 Y& y* T6 F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 C* }, P' Q9 F
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/ H2 g$ W' B3 y. X/ ~: Ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考+ I, D& @5 v6 s, H6 g' d, ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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6 z5 o' Y, @+ @1 K6 p5 x12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:. x9 `( O: N) K( K
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 5 \7 {, ?3 s/ D) y& p3 W
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:0 c b: G# e# p# e6 P1 S* G
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 + F& `9 S5 Q& S% [* c) t$ Ncolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:& a0 T$ Y1 \/ E* ~
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